Ce que nous recueillons, pourquoi nous le recueillons, où c’est stocké, et comment le récupérer ou le faire supprimer.
Version française. Cette traduction est fournie pour votre commodité. En cas de divergence entre la version française et la version anglaise, la version anglaise prévaut.
Sur askmuse.ca, nous utilisons Google Analytics et Microsoft Clarity pour voir comment le site est utilisé, et le pixel Meta pour compter combien de personnes ayant vu nos publicités ont commencé un essai gratuit. Les paramètres Global Privacy Control et Do Not Track de votre navigateur désactivent le pixel Meta.
Pour faire fonctionner votre réceptionniste IA : répondre aux appels au nom de votre entreprise, consigner les prospects dans votre tableau de bord, fixer des rendez-vous et améliorer le script de votre agent. Nous ne vendons pas de données, ne diffusons pas de publicités et ne communiquons de renseignements à personne d’autre que les fournisseurs de services décrits ci-dessous.
Chaque appel traité par votre ligne IA est transcrit, afin que vous puissiez le lire dans votre tableau de bord. L’enregistrement audio est désactivé à moins que vous ne l’activiez; lorsqu’il est activé, votre réceptionniste informe les appelants, au début de l’appel, que celui-ci est enregistré et transcrit — selon votre formulation, ou la nôtre si vous laissez le champ vide. Lorsque l’enregistrement est désactivé, les appelants sont informés que l’appel est transcrit. Les enregistrements audio sont supprimés automatiquement 90 jours après l’appel. Les transcriptions restent dans votre tableau de bord jusqu’à ce que vous les supprimiez ou fermiez votre compte. Il vous incombe d’utiliser le service conformément aux règles de consentement qui s’appliquent à votre entreprise et à votre province.
Nous faisons appel à des fournisseurs d’infrastructure établis pour faire fonctionner le service; ils sont décrits ici selon ce qu’ils font plutôt que par leur nom (une liste publique de fournisseurs est une invitation pour quiconque cherche à sonder le service). Chacun ne reçoit que ce dont il a besoin pour sa part du travail :
Vous pouvez obtenir les noms réels. Si vous avez besoin que nos fournisseurs soient identifiés — pour un examen de sécurité, un formulaire d’approvisionnement, un questionnaire fournisseur ou une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée — écrivez à info@askmuse.ca et nous vous enverrons la liste à jour des sous-traitants, ce que chacun traite et où il fonctionne.
Entraînement des modèles. Le fournisseur de reconnaissance vocale de nos lignes en anglais, en français et en espagnol reçoit, au moyen d’un indicateur que nous envoyons avec chaque requête sans exception, l’instruction de ne pas utiliser vos appels pour entraîner ses modèles. Nos autres fournisseurs d’IA traitent vos appels selon leurs propres conditions d’API. Notre liste de sous-traitants, que nous envoyons sur demande, précise quelles conditions s’appliquent à chacun.
Si vous traitez des renseignements sur la santé, parlez-nous-en avant de passer en ligne — cela exige une entente écrite entre nous, et nous en signerons une. C’est expliqué plus en détail sur notre page Sécurité (en anglais).
Si vous connectez Google Agenda, vous accordez une seule autorisation Google :
« Afficher et modifier les événements de tous vos agendas »
(https://www.googleapis.com/auth/calendar.events). Google nous
communique aussi l’adresse courriel du compte que vous avez connecté, afin que votre tableau de bord
puisse indiquer quel agenda est lié. Voici exactement ce que nous en faisons :
IA et données Google. La seule chose tirée de votre agenda qui parvient à un modèle d’IA est la liste des plages de rendez-vous libres, afin que votre réceptionniste puisse les proposer à un appelant (par exemple « mardi à 14 h »). Le contenu des événements de votre agenda n’est jamais envoyé à un modèle d’IA. Les données d’utilisateur Google ne sont jamais utilisées pour entraîner, affiner ou améliorer un modèle d’IA ou d’apprentissage automatique — le nôtre ou celui de quiconque — et nous n’utilisons des fournisseurs d’IA que selon des conditions ou des paramètres qui excluent ces données de l’entraînement de leurs modèles.
Aucune autre utilisation. Nous utilisons les données d’utilisateur Google uniquement pour fournir les fonctions d’agenda et de feuille de calcul que vous avez activées. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les transférons à personne, sauf dans la mesure nécessaire pour faire fonctionner ces fonctions, pour nous conformer à la loi, ou dans le cadre d’une fusion ou d’une vente de l’entreprise, avec préavis à vous. Personne de notre côté ne les lit, à moins que vous ne nous le demandiez pour du soutien, que ce soit nécessaire pour la sécurité ou pour enquêter sur un abus, ou que la loi ne l’exige.
Utilisation limitée. L’utilisation des données d’utilisateur brutes ou dérivées reçues des API Google respectera les règles relatives aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée. L’utilisation des données d’utilisateur brutes ou dérivées reçues des API Workspace respectera les règles relatives aux données utilisateur de Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.
Déconnexion. Appuyez sur Déconnecter à côté de Google Agenda dans la section Intégrations de votre tableau de bord et nous supprimons immédiatement le jeton Google stocké; votre réceptionniste cesse de lire et d’écrire dans votre agenda dès l’appel suivant. Pour retirer aussi notre accès du côté de Google, ouvrez myaccount.google.com/permissions et retirez notre application. Les événements que nous avons déjà ajoutés restent dans votre agenda, parce qu’ils vous appartiennent. La fermeture de votre compte supprime tout ce qui précède dans un délai de 30 jours.
Vos données sont stockées au Canada. Si vous souhaitez connaître le nom des fournisseurs ou tout autre détail sur vos données, écrivez-nous et nous vous répondrons clairement.
Vos prospects sont verrouillés à votre identifiant d’utilisateur par la base de données elle-même, et pas seulement masqués dans l’interface. Au-delà de votre propre compte, le fondateur peut accéder aux données lorsque vous demandez du soutien ou pour corriger une panne; et si votre compte a été configuré par l’intermédiaire d’un partenaire ou d’un revendeur, l’administrateur qui y est affecté peut voir et mettre à jour votre entreprise et vos prospects, dans les limites des mêmes règles de base de données, pour les seuls comptes qui lui sont affectés.
Les registres d’appels restent dans votre tableau de bord jusqu’à ce que vous fermiez votre compte ou nous demandiez de les retirer. En vertu de la LPRPDE, vous pouvez demander ce que nous détenons à votre sujet, en obtenir une copie, le faire corriger ou le faire supprimer — y compris un appel, un prospect ou un enregistrement en particulier. Écrivez à info@askmuse.ca et nous donnerons suite rapidement et confirmerons lorsque ce sera fait.
Vous pouvez fermer votre compte AskMuse, y compris l’application AskMuse, en tout temps. Écrivez à info@askmuse.ca à partir de l’adresse utilisée lors de votre inscription, avec l’objet « Supprimer mon compte AskMuse ». Nous arrêtons votre ligne et supprimons votre compte, vos registres d’appels, vos transcriptions, vos enregistrements, vos prospects et vos réservations dans un délai de 30 jours, puis nous confirmons par courriel lorsque c’est fait. Les factures sont conservées pendant la période qu’exige la législation fiscale canadienne; rien d’autre n’est conservé.
Les étapes complètes, pour les propriétaires ainsi que pour les appelants et les clients, se trouvent sur la page Supprimer vos données (en anglais).
Si une entreprise connecte sa page Facebook à AskMuse, nous stockons l’identifiant et le nom de la page, un jeton d’accès que Facebook émet pour cette page, ainsi que l’identifiant et le nom d’utilisateur du compte professionnel Instagram qui y est lié. Lorsque quelqu’un envoie un message Messenger à cette page ou un message direct à son compte Instagram, ou remplit le formulaire de l’une de ses publicités à formulaire, nous stockons le texte du message et le nom de l’expéditeur (et, pour les formulaires, le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel qu’il a saisis) comme prospect dans la boîte de réception AskMuse de cette entreprise. Nous nous en servons pour montrer à l’entreprise ses propres demandes et, pour Instagram, pour y répondre. Si l’entreprise a activé les réponses Instagram, l’assistante de AskMuse, Muse, répond au client au nom de l’entreprise, et le propriétaire de l’entreprise peut aussi taper des réponses depuis le tableau de bord. Muse ne répond qu’aux messages que le client a envoyés en premier, et seulement dans les 24 heures suivant le dernier message du client. Lorsque quelqu’un commente un mot clé comme DEMO, PRICE ou INFO sous une publication de la page Facebook ou du compte Instagram de AskMuse elle-même, nous stockons le texte de ce commentaire et le nom ou le nom d’utilisateur de son auteur comme prospect, répondons une fois sous le commentaire et envoyons à cette personne un message privé contenant l’information demandée. Appuyer sur Déconnecter arrête les nouveaux messages et retire immédiatement la connexion à la page et son jeton; les messages stockés suivent la règle de conservation ci-dessus. Hormis ces réponses, nous ne publions rien, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les communiquons à personne d’autre.
Pour les faire supprimer : l’entreprise peut appuyer sur Déconnecter sous Prospects, ce qui retire immédiatement la connexion à la page et son jeton. Toute personne ayant écrit à une entreprise par l’intermédiaire de AskMuse, ou qui souhaite faire supprimer ses données Facebook ou Instagram, peut écrire à info@askmuse.ca avec l’objet « Supprimer mes données Facebook » et le nom ou le compte utilisé; nous les supprimons dans un délai de 30 jours et confirmons par courriel. Vous pouvez aussi retirer AskMuse de votre compte Facebook dans Paramètres et confidentialité › Paramètres › Intégrations professionnelles.
Lorsqu’une entreprise utilise WhatsApp avec AskMuse, les messages de ses clients transitent par la plateforme WhatsApp Business de Meta, qui nous les livre et rapporte nos réponses. Pour chaque message, nous stockons le texte du message, le numéro de téléphone de l’expéditeur et l’heure d’envoi, ainsi que les réponses de la même conversation : celles rédigées par la réceptionniste IA, celles que l’entreprise tape dans son tableau de bord, et toute confirmation ou tout rappel de rendez-vous que nous envoyons. Si l’entreprise utilise aussi l’application WhatsApp Business sur le même numéro, les messages qu’elle envoie depuis cette application sont classés dans la même conversation. Nous conservons ces renseignements pour que l’entreprise puisse lire ses propres conversations dans son tableau de bord et pour que la réceptionniste puisse poursuivre une conversation et fixer des rendez-vous. Le texte d’un message est transmis aux fournisseurs d’IA décrits ci-dessus afin qu’une réponse puisse être rédigée. Nous n’utilisons pas les messages WhatsApp à des fins publicitaires et nous ne les vendons pas. Meta traite les messages de son côté selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité.
Pour arrêter : répondez STOP à n’importe quel message WhatsApp de notre part et nous cesserons d’écrire à ce numéro. Nous conservons le numéro, ainsi que le texte de votre message STOP, sur une liste d’exclusion afin de ne plus lui écrire; répondez START pour annuler cela. Pour faire supprimer une conversation, consultez Supprimer vos données (en anglais).
Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, qui doit rendre compte de la façon dont nous traitons les renseignements personnels en vertu de la LPRPDE. Les questions, les demandes visant à consulter ou à corriger ce que nous détenons, et les plaintes doivent être adressées au : Responsable de la protection des renseignements personnels, info@askmuse.ca. Nous répondons à chaque demande et, si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Si quelque chose n’est pas clair, demandez-nous : info@askmuse.ca. Muse Nexus, Woodstock (Ontario).